Job Analysis System - Manajemen Kompensasi

 Job Analysis System

Analisis pekerjaan merupakan proses yang sistematis untuk mengumpulkan, menganalisis, dan mendokumentasikan informasi terkait pekerjaan, termasuk tugas-tugas, tanggung jawab, persyaratan, kualifikasi, dan karakteristik pekerjaan. Hal ini dapat membantu dalam memberikan pemahaman yang mendalam tentang apa yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan dengan baik. 

Manfaat Job Analysis System

Bagi Karyawan :
  • Memperkenalkan karyawan dengan pekerjaan pada jabatan yang ditempati.
  • Menentukan kebutuhan pelatihan bagi para karyawan.
  • Merencanakan kebutuhan karyawan di waktu yang akan datang.
  • Mengembagkan rencana pengembagan karyawan yang potensial.
Bagi Perusahaan :
  • Menempatkan karyawan sesuai dengan keterampilannya.
  • Menentukan basis regional bagi truktur kompensasi.
  • Membantu revisi struktur organisasi.
  • Memperbaiki alur kerja organisasi atau perusahaan.
  • Standar prestasi kerja yang realistis.
Jenis – Jenis Job Analysis System

Ada dua jenis utama Job Analysis System yang umum digunakan, yaitu:

Analisis Pekerjaan Tradisional (Traditional Job Description)

Jenis analisis ini berfokus pada tugas dan tanggung jawab yang terkait dengan suatu jabatan. Informasi yang dikumpulkan biasanya mencakup:
  • Tugas dan tanggung jawab utama: Apa saja tugas utama yang harus dilakukan karyawan dalam jabatan ini?
  • Tugas dan tanggung jawab lainnya: Apa saja tugas dan tanggung jawab lain yang harus dilakukan karyawan, selain tugas utama?
  • Keterampilan dan pengetahuan yang dibutuhkan: Keterampilan dan pengetahuan apa yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan ini?
  • Pengalaman yang dibutuhkan: Berapa banyak pengalaman yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan ini?
  • Pendidikan yang dibutuhkan: Apa saja kualifikasi pendidikan yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan ini?
  • Kondisi kerja: Bagaimana kondisi kerja untuk jabatan ini?
  • Peralatan dan mesin yang digunakan: Apa saja peralatan dan mesin yang digunakan dalam pekerjaan ini?
  • Hubungan kerja: Dengan siapa saja karyawan dalam jabatan ini harus bekerja sama?
Informasi ini kemudian digunakan untuk membuat deskripsi pekerjaan (job description) yang dapat digunakan untuk berbagai tujuan, seperti:
  • Perekrutan dan seleksi karyawan: Deskripsi pekerjaan dapat digunakan untuk membantu perekrut dan penyelia dalam memilih kandidat yang paling sesuai dengan kualifikasi untuk suatu jabatan.
  • Pelatihan dan pengembangan karyawan: Deskripsi pekerjaan dapat digunakan untuk membantu merancang program pelatihan dan pengembangan yang sesuai dengan kebutuhan karyawan.
  • Penilaian kinerja karyawan: Deskripsi pekerjaan dapat digunakan untuk membantu menetapkan standar kinerja untuk karyawan dan untuk mengevaluasi kinerja mereka.
  • Kompensasi dan tunjangan: Deskripsi pekerjaan dapat digunakan untuk membantu menentukan gaji dan tunjangan yang sesuai untuk karyawan.

Analisis Pekerjaan Berorientasi Hasil (Results-Oriented Job Description)

Jenis analisis ini berfokus pada hasil yang harus dicapai oleh karyawan dalam suatu jabatan. Informasi yang dikumpulkan biasanya mencakup:
Hasil utama yang harus dicapai: Apa saja hasil utama yang harus dicapai oleh karyawan dalam jabatan ini?
  • Kriteria kinerja: Apa saja kriteria yang digunakan untuk mengukur kinerja karyawan dalam jabatan ini?
  • Indikator kinerja utama (KPI): Apa saja indikator kinerja utama yang digunakan untuk melacak kemajuan karyawan dalam mencapai hasil yang diinginkan?
  • Kompetensi dan perilaku yang dibutuhkan: Kompetensi dan perilaku apa yang dibutuhkan oleh karyawan untuk mencapai hasil yang diinginkan?
  • Sumber daya yang tersedia: Apa saja sumber daya yang tersedia untuk membantu karyawan dalam mencapai hasil yang diinginkan?
Informasi ini kemudian digunakan untuk membuat deskripsi pekerjaan yang berfokus pada hasil (results-oriented job description) yang dapat digunakan untuk berbagai tujuan, seperti:
  • Penetapan tujuan: Deskripsi pekerjaan dapat digunakan untuk membantu karyawan dalam menetapkan tujuan yang SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, and Time-bound).
  • Manajemen kinerja: Deskripsi pekerjaan dapat digunakan untuk membantu manajer dalam melacak kemajuan karyawan dan memberikan umpan balik yang konstruktif.
  • Pengembangan karyawan: Deskripsi pekerjaan dapat digunakan untuk membantu karyawan dalam mengidentifikasi area di mana mereka dapat meningkatkan keterampilan dan pengetahuan mereka.
  • Kompensasi dan insentif: Deskripsi pekerjaan dapat digunakan untuk membantu merancang program kompensasi dan insentif yang didasarkan pada pencapaian hasil.
  • Analisis pekerjaan tradisioal
  • Analisis pekerjaan berorientasi hasil
Organization Structure
Struktur organisasi adalah diagram visual perusahaan yang menggambarkan apa yang dilakukan karyawan, kepada siapa mereka melapor, dan bagaimana keputusan dibuat di seluruh bisnis.

Desain Organisasi Umum
Ada beberapa jenis desain organisasi umum, di antaranya:

Struktur Sederhana

Struktur organisasi sederhana adalah struktur yang dicirikan dengan:
  • Kadar departementalisasi yang rendah: Artinya, hanya ada sedikit departemen dalam organisasi.
  • Rentang kendali yang luas: Artinya, satu orang manajer bertanggung jawab atas banyak karyawan.
  • Wewenang yang terpusat pada satu orang saja: Artinya, semua keputusan utama dibuat oleh satu orang, yaitu pemimpin organisasi.
  • Sedikit formalisasi: Artinya, ada sedikit aturan dan prosedur formal dalam organisasi.
  • Struktur sederhana umumnya digunakan oleh organisasi kecil yang baru didirikan. Struktur ini memungkinkan organisasi untuk bergerak dengan cepat dan fleksibel. Namun, struktur ini juga dapat menjadi tidak efisien ketika organisasi tumbuh dan menjadi lebih kompleks.

Birokrasi

Struktur birokrasi adalah struktur yang dicirikan dengan:
  • Kadar departementalisasi yang tinggi: Artinya, ada banyak departemen dalam organisasi.
  • Rentang kendali yang sempit: Artinya, satu orang manajer hanya bertanggung jawab atas beberapa karyawan.
  • Wewenang yang terdesentralisasi: Artinya, keputusan dibuat di berbagai tingkatan dalam organisasi.
  • Tingkat formalisasi yang tinggi: Artinya, ada banyak aturan dan prosedur formal dalam organisasi.
  • Struktur birokrasi umumnya digunakan oleh organisasi besar yang mapan. Struktur ini memungkinkan organisasi untuk mencapai efisiensi dan stabilitas. Namun, struktur ini juga dapat menjadi kaku dan lamban dalam merespons perubahan.

Struktur Matriks

Struktur matriks adalah struktur yang menggabungkan elemen dari struktur fungsional dan struktur divisional. Dalam struktur matriks, karyawan melapor kepada dua manajer:
  • Manajer fungsional: Bertanggung jawab atas keahlian atau disiplin tertentu.
  • Manajer proyek: Bertanggung jawab atas proyek atau tugas tertentu.
  • Struktur matriks umumnya digunakan oleh organisasi yang perlu untuk menyelesaikan proyek-proyek kompleks yang membutuhkan keahlian dari berbagai departemen. Struktur ini memungkinkan organisasi untuk memanfaatkan keahlian karyawan secara optimal. Namun, struktur ini juga dapat menyebabkan kebingungan dan konflik karena karyawan melapor kepada dua manajer.

Job Description

Menurut Stone, 2005 Job description (deskripsi pekerjaan) atau deskripsi posisi adalah pernyataan tertulis yang menjelaskan mengapa pekerjaan ada, apa yang dilakukan pemegang pekerjaan sebenarnya, bagaimana mereka melakukannya dan dalam kondisi apa pekerjaan itu dilakukan.  Menurut Grensing & Pophal, 2006, deskripsi pekerjaan adalah rekaman tertulis mengenai tanggung jawab dari pekerjaan tertentu. Dokumen ini menunjukkan kualifikasi yang dibutuhkan untuk jabatan tersebut dan menguraikan bagaimana pekerjaan tersebut berhubungan dengan bagian lain dalam perusahaan.  Sehingga dapat disimpulkan bahwa deskripsi pekerjaan adalah penyataan tertulis mengenai gambaran suatu pekerjaan, kondisinya, dan hubungannya dengan bagian lain dalam organisasi. 

Tujuan & Manfaat Job AnalyTujuan Job Description :

  • Memberikan tanggung jawab yang jelas kepada karyawan.
  • Membuat karyawan fokus bekerja.
  • Membantu mengevaluasi kinerja karyawan.
  • sis System

Manfaat Job Description Menurut Hasibuan & Hasibuan, 2016 :

  • Membantu menghindari ketidakpastian dan memberikan pemahaman atau penjelasan tentang apa yang harus dikerjakan. 
  • Memudahkan prosedur rekrutmen, pelatihan, dan berbagai aktifitas sumber daya manusia lainnya. 
  • Membantu karyawan dalam merencanakan karir mereka.
  • Bermanfaat untuk menentukan besarnya imbalan yang akan diberikan kepada SDM yang bersangkutan 

Job Requirement

Persyaratan kerja atau job requirement adalah kualifikasi yang dibutuhkan oleh perusahaan untuk mengisi suatu posisi atau pekerjaan tertentu. Job requirement merupakan gambaran mengenai ekspektasi atau harapan perusahaan dari seorang kandidat yang ingin melamar suatu pekerjaan. 

Informasi Yang Harus Ada Dalam Job Requirement

  • Keterampilan teknis (Hard Skill) 
  • Keterampilan non-teknis (Soft Skill)
  • Pengalaman kerja
  • Pengalaman pendidikan
  • Sertifikasi pelatihan atau ujian yang pernah diikuti
  • Kemampuan bahasa asing

Relevansi Job Analysis Dalam Penentuan Kompensasi Karyawan 

Salah satu cara yang terbaik untuk meningkatkan kapasitas kinerja perusahaan adalah dengan menghubungkan kompensasi dengan pertumbuhan dan perkembangan karyawan sesuai dengan tanggung jawab dalam aktivitas pekerjaannya berdasarkan uraian pekejaan (deskripsi kerja) yang diberikan pada karyawan tersebut. 
Jadi, dapat ditegaskan kembali bahwa hubungan antara analisis pekerjaan dengan pemberian kompensasi bagi karyawan adalah tingkat kompensasi dapat ditentukan dengan melihat hasil analisis pekerjaan pada masing – masing pekerjaan, khususnya informasi yang berhasil diketahui dalam deskripsi pekerjaan.  


.
.
.
.

Sumber :
Pujangkoro, S. A. (2004). Analisis jabatan (job analysis). Universitas SumateraUtara: Teknik Industri.

Stephen P Robbins. (2017). Perilaku Organisasi. Edisi 16. Jakarta: Salemba Empat.

https://www.recruitfirst.co.id/id/blog/job-requirement-adalah/

https://employers.glints.com/id-id/blog/4-manfaat-job-analysis-bagi-perusahaan/ .

Komentar

Posting Komentar

Postingan populer dari blog ini

Struktur dan Skala Upah - Manajemen Kompensasi

Struktur dan Skala Upah Upah merupakan sebuah hak pekerja atau buruh yang diterima dan dinyatakan dalam bentuk uang sebagai imbalan kepada pekerja atau buruh yang ditetapkan dan dibayarkan menurut suatu perjanjian kerja, kesempatan atau perundang-undangan, termasuk tunjangan bagi pekerja atau buruh.Sedangkan Struktur upah adalah susunan tingkat upah dari yang terendah sampai dengan yang tertinggi atau dari yang tertinggi sampai dengan yang terendah. Struktur dan skala upah yang jelas di perusahaan penting karena memberikan kepastian kepada pekerja atau buruh tentang berapa upah yang akan mereka terima. Dengan mengetahui ini, mereka dapat merencanakan keuangan mereka dengan lebih baik. Selain itu, struktur upah yang adil dan transparan dapat menjadi motivasi bagi pekerja untuk meningkatkan produktivitas. Mereka akan merasa dihargai karena upah mereka akan meningkat seiring dengan peningkatan kinerja mereka. Hal ini juga dapat menciptakan lingkungan kerja yang kompetitif secara positif, ...
Baca selengkapnya

Kompensasi Dan Benefit - Manajemen Kompensasi

Ruang Lingkup Kompensasi dan Benefit Kompensasi dan benefit merupakan dua aspek penting dalam pengelolaan Sumber Daya Manusia (SDM) di sebuah organisasi. Kompensasi merujuk pada semua bentuk penggantian yang diberikan kepada karyawan sebagai imbalan atas pekerjaan yang dilakukan. Ini meliputi gaji, upah, insentif, bonus, dan tunjangan. Di sisi lain, benefit adalah segala sesuatu yang diberikan kepada karyawan selain dari gaji dan upah yang mereka terima. Ini mencakup fasilitas seperti asuransi kesehatan, cuti, dana pensiun, dan tunjangan kesejahteraan.  Definisi Kompensasi dan Benefit T. Hani Handoko menjelaskan bahwa kompensasi adalah imbalan bagi karyawan atas kerja yang mereka lakukan. Menurut penelitian oleh Mondy & Noe (2005), manfaat atau benefits bagi karyawan dapat dijelaskan sebagai beragam keuntungan finansial yang seringkali diperoleh secara tidak langsung. Program-program ini mencakup berbagai hal, seperti asuransi, program kesehatan yang komprehensif, perlindungan ...
Baca selengkapnya

Upah Minimum Regional (UMR) - Manajemen Kompensasi

Upah Minimum Regional (UMR) UMR adalah kepanjangan dari upah minimum regional. Secara umum, upah minimum merupakan standar yang ditetapkan pemerintah agar pengusaha membayar upah pekerja dengan layak. Yang mana upah minimum kenaikannya ditetapkan setahun sekali. Pengertian lainnya, UMR adalah nominal upah yang diterima karyawan berdasarkan daerah mereka dipekerjakan. Pengupahan atau pemberian upah adalah salah satu masalah yang tidak pernah diselesai diperdebatkan oleh pihak manajemen manapun, apapun bentuk organisasinya baik itu swasta maupun pemerintah. Sehingga besaran UMR tentu berbeda-beda di setiap daerah di Indonesia. Disuatu pihak, para pengusaha berupaya mempertahankan hak penguasaan atas wilayah otoritas bisnis, yaitu kelayakan biaya dan keuntungan produksi. Di pihak lain, para buruh berusaha mendapatkan hak atas kelayakan hidup sebagai manusia yaitu upah yang secara normatif layak bagi diri dan keluarga. Bagi kalangan buruh kenaikan upah minimum tiap tahun amat dinantikan. M...
Baca selengkapnya